Archivfristen Vereine

Frage: Wie lange müssen Kündigungen Beitrittserklärungen aufbewahrt werden? steuerlich relevante Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden, ansonsten gelten Zeiten zwischen 2 und 6 Jahren je nach Relevanz.  Im Download-Bereich https://premium.vnr.de/system/tdf/downloads/Aufbewahrungsfristen_Unterlagen_Uebersicht_VNL_2020_01.pdf?file=1&type=node&id=50884 können Sie sich eine Übersicht der Aufbewahrungsfristen herunter laden. Beitrittserklärungen über die gesamte Zeit der Mitgliedschaft. Kündigungen Mindestens bis zur Entlastung des Vorstandes. In der Regel 4 […]

Art.14 DSGVO Vereine

Frage zum Datenschutz-Informationsblatt alle Mitglieder. Ist das gemäß Art. 13 DSGVO ausreichend oder muss das nach Art. 14 DSGVO sein? Auf Artikel 14 würden Sie in der Überschrift oder einer Unterüberschrift verweisen, wenn Sie den Datenzufluss von anderen Stellen an Sie beschreiben würden. Beispielsweise könnte es Sinn machen, in einem Absatz zu erläutern zu welchen […]

Besondere Daten Vereine

Mein Verein verarbeitet besondere Kategorien von Daten (Daten über Gesundheit, Konfession, sexuelle Orientierung, rassische Herkunftsmerkmale, Politische Meinungen u.ä.). Muss ich etwas anders machen als in Ihren Vorlagen ausgewiesen? Antwort: Ja. Die Verarbeitung von besonderen Kategorien von Daten beruht nicht auf Artikel 6 sondern auf Artikel 9 der DSGVO. Hier sind redaktionelle und teilweise inhaltliche Anpassungen […]

Bestellpflicht Vereine

Muss mein Verein eine/n Datenschutzbeauftragten bestellen? Antwort: Nein, in der Regel muss ein Verein KEINEN Datenschutzbeauftragten benennen. Es sei denn, dass die Anzahl derer, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, größer 20 beträgt. Oder, dass Sie zur Erbringung ihrer satzungsgemäßen Aufgabe regelmäßig Daten der besonderen Kategorie (im Sinne des Artikel 9) verarbeiten.

Bildeinverständnis Homepage Vereine

Frage: Wie gehe ich mit  Fotos um, die wir auf der Homepage und die wir über die Bildeinverständniserklärung der Schule abgesichert haben, wenn die SchülerInnen die Schule verlassen haben? Müssten wir diese Fotos dann von der Homepage entfernen, sobald der Schüler die Schule verlässt? AW CQ: Bestenfalls steht bereits auf der Einverständniserklärung eine Laufzeit der […]

Datenschutzerklärung Homepage

Auch eine Webseite muss sich im Sinne der Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO erklären. Hier gibt es online viele mehr oder weniger kostenlose Datenschutzgeneratoren. Gerne nutzen sie einen solchen. Laut Aussage der Datenschutzbehörden soll eine Datenschutzerklärung übersichtlich und einfach getextet sein. So, dass Jeder es versteht. Wer sich daran orientiert, stellt fest, dass die meisten […]

Datenschutzordnung Vereine

DS-Info Blatt = Datenschutzerklärung = Datenschutzhinweise = Datenschutzordnung = Datenschutzinformation Frage: DS-Info Blatt für Mitglieder wie soll das aussehen? Antwort: Es soll den Art. 13 DSGVO erfüllen. Z.B. Muster Datenschutzerklärung-Vereine.docx Frage: Ist es Notwendig zu dem Beitrittserklärung die Datenschutzhinweise mit zu übergeben, wenn ja, wie umfangreich? Ob als PDF Anhang via Mail, als Papier ausgedruckt […]

Datenschutzordnung vs Datenschutzkonzept

Frage: Ist sowohl eine Datenschutzordnung als auch ein Datenschutzkonzept notwendig?Sie hatten für beide Dokumente Vorlagen zur Verfügung gestellt. Antwort: Nein, es ist nicht zwingend beides nötig. Wählen Sie je nach Bedarf. Variante A: Sie nutzen nur die Datenschutzordnung. Wenn Sie das Datenschutzkonzept als solches nicht nutzen, schauen Sie aber bitte, ob sie das darin befindliche […]

Geschlechterabfrage Vereine

Ist es gemäß DSGVO noch erlaubt das Geschlecht (männlich/weiblich) im Mitgliedsantrag abzufragen? Antwort: Wenn diese Information zur Erfüllung ihrer satzungsgemäßen Aufgabe tatsächlich notwendig ist, dann JA. Dies trifft zum Beispiel bei Sportvereinen zu, da hier die Anmeldung zu Turnieren ja tatsächlich geschlechtsspezifisch durchgeführt wird. Ist die Kenntnis über das Geschlecht für die Erbringung ihrer satzungsgemäßen […]

Kontodaten Vereine

Ist es gemäß DSGVO noch erlaubt die Kontodaten im Mitgliedsantrag abzufragen? Antwort: Ja –sofern Sie denn Mitgliedsbeiträge erheben. Sie können es natürlich als „freiwillig“ kennzeichnen. Jedoch macht es administrativ völlig Sinn, die Abgabe eines Lastschriftmandats als Mitgliedsvoraussetzung verbindlich festzulegen. Kontodaten fallen nämlich nicht unter die „besonderen Kategorien von Daten“. Zwar sind diese Daten selbstverständlich sehr […]