Frage: Ist sowohl eine Datenschutzordnung als auch ein Datenschutzkonzept notwendig?
Sie hatten für beide Dokumente Vorlagen zur Verfügung gestellt.

Antwort: Nein, es ist nicht zwingend beides nötig. Wählen Sie je nach Bedarf.

Variante A:

Sie nutzen nur die Datenschutzordnung.

Wenn Sie das Datenschutzkonzept als solches nicht nutzen, schauen Sie aber bitte, ob sie das darin befindliche Verfahrensverzeichnis (Kapitel 3 / Seite 5,6) eventuell doch führen können. Verfahrensverzeichnisse werden bei kleinen Organisationen nicht zwingend eingefordert, dennoch empfiehlt es sich m.E. an einer Stelle eine solche Übersicht zu führen.

Variante B:

Sie nutzen nur das Datenschutzkonzept.

Im Datenschutzkonzept ist alles beschrieben was Sie an Informationen Mitgliedern zur Verfügung stellen müssen + ihre internen Lenkungs-Informationen.

Wenn Sie im Mitgliedsantrag auf das Datenschutzkonzept (statt Datenschutzordnung) verweisen und möglich machen, z.B. als Download-PDF auf ihrer Webseite oder als Handreichung einforderbar in der Geschäftsstelle, oä., dann brauchen Sie nicht zusätzlich noch eine Datenschutzordnung.

Variante C: Sie nutzen beides. Die auf die wesentlichen Pflichtinformationen reduzierte Datenschutzordnung nutzen Sie z.B. nur in der Außendarstellung z.B. zum Download auf der Webseite. Das ausführlichere Datenschutzkonzept haben Sie für alle Mitglieder zugänglich in ihrem internen Mitgliederbereich/ Intranet, und oder für alle Vorständler als Managementinstrument verfügbar.

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